Firma überprüfen: Was Sie vor einem Auftrag prüfen sollten

Bevor Sie einen größeren Auftrag annehmen oder eine Anzahlung leisten, lohnt eine kurze Prüfung. Die folgende Reihenfolge deckt die wichtigsten Punkte in unter einer Stunde ab, viele davon in Minuten.

1. Gibt es die Firma wirklich?

Suchen Sie das Unternehmen im Handelsregister. Prüfen Sie Firma, Rechtsform, Sitz und Vertretungsberechtigte. Stimmen die Angaben nicht mit dem Impressum der Website überein, ist das ein Warnsignal. Einzelunternehmer und Freiberufler stehen nicht immer im Register, dann hilft das Impressum und die Gewerbeanmeldung.

2. Stimmt die Umsatzsteuer-ID?

Prüfen Sie die Nummer mit dem USt-IdNr.-Prüfer auf das richtige Format. Für die verbindliche Bestätigung nutzen Sie die Abfrage des Bundeszentralamts für Steuern oder das EU-System VIES.

3. Passt die Bankverbindung?

Kontrollieren Sie die IBAN mit dem IBAN-Prüfer. Misstrauen Sie einer Rechnung mit einer plötzlich geänderten Bankverbindung und fragen Sie über einen bekannten Kanal nach.

4. Wie seriös wirkt die Website?

• Der Impressum-Check zeigt, ob Pflichtangaben fehlen.
• Die Domain-Altersabfrage zeigt, seit wann die Domain existiert. Eine Domain, die erst wenige Wochen alt ist, passt schlecht zu einem angeblich langjährigen Unternehmen.
• Der SSL-Check prüft das Zertifikat der Website.

5. Gibt es Zahlungsprobleme oder Insolvenzen?

Das amtliche Portal Insolvenzbekanntmachungen zeigt Insolvenzverfahren. Im Unternehmensregister und Bundesanzeiger finden Sie veröffentlichte Jahresabschlüsse, soweit das Unternehmen sie offenlegen muss. Suchen Sie außerdem nach Presse und Bewertungen. Mehr dazu im Ratgeber Wirtschaftsauskunft einholen.

Warnzeichen

• Druck, sofort zu zahlen oder zu unterschreiben.
• Vorkasse bei einem unbekannten Geschäftspartner.
• Kein Impressum, keine überprüfbare Anschrift, nur eine Mobilnummer.
• Angaben, die sich nicht belegen lassen.

Ein einzelnes Warnzeichen beweist nichts. Mehrere zusammen sollten Sie zum Innehalten bringen.

Beispiel: Bestellung über 8.000 € von einer neuen GmbH

Eine GmbH, die Sie nicht kennen, bestellt für 8.000 € und möchte auf Rechnung zahlen. Sie öffnen das Handelsregister und sehen: Die Firma wurde vor vier Monaten eingetragen, das Stammkapital beträgt 25.000 €. Das Impressum nennt denselben Geschäftsführer, die Umsatzsteuer-ID besteht den Formatcheck. Die Website wurde vor sechs Wochen registriert. Das ist bei einer Neugründung normal und kein Alarmzeichen. Aber es spricht dafür, bei der ersten Bestellung auf Anzahlung oder Vorkasse zu bestehen, bis sich ein Zahlungsverhalten zeigt.

So dokumentieren Sie die Prüfung

Speichern Sie den Registerauszug und notieren Sie Datum und Ergebnis der Umsatzsteuer-ID-Bestätigung. Die Unterlagen helfen, wenn später etwas schiefgeht oder ein Steuerprüfer nachfragt. Wiederholen Sie die Prüfung bei laufenden Geschäftsbeziehungen in größeren Abständen und immer dann, wenn sich Bankverbindung, Ansprechpartner oder Zahlungsverhalten ändern.

Wann sich eine tiefere Prüfung lohnt

Je höher die Summe und je länger die Zahlungsfrist, desto gründlicher sollten Sie prüfen. Bei großen Aufträgen, ausländischen Geschäftspartnern oder auffälligen Angaben empfiehlt sich zusätzlich eine Wirtschaftsauskunft. Bei geringen Beträgen genügen oft die ersten drei Schritte.

Was die Firmenrecherche zusätzlich liefert

Stand: Oktober 2026.